Ervaringen van deelnemers

Doorlichten doen we samen

Wat gaat er goed en wat kan er beter? Die vraag staat centaal bij elke doorlichting. Medewerkers uit de betreffende kolom leveren zelf de input om deze vragen te beantwoorden. Dit gebeurt onder andere aan de hand van een enquete en workshops. In de enquete kan iedere medewerker zijn/haar mening geven over de manier van werken binnen de afdeling/eenheid. De resultaten van de enquete dienen als input voor de onderwerpen voor de workshops. Tijdens de workhops gaan medewerkers met elkaar in gesprek over de verbetermogelijkheden op individueel-, team- en Radboudniveau.

This video has been disabled until you accept marketing cookies. Manage your preferences here or directly accept targeting cookies.

Deelnemers aan het woord

Hoe vond je het om zelf deel te nemen aan een doorlichting? Hoe keek je in het begin aan tegen de doorlichting? En welk effect heeft dit gehad op jouw werk? Drie collega's vertellen in dit fillmpje over hun ervaringen met de doorlichting.

Iwan Holleman is directeur bedrijfsvoering bij FNWI en vormt samen met Gerard van Assem de directie van het programma Kwaliteitsverbetering Ondersteunende Functies.

Gerard van Assem is directeur Radboud Services en vormt samen met Iwan Holleman de directie van het programma Kwaliteitsverbetering Ondersteunende Functies.

Interview met Iwan Holleman

Welke zichtbare effecten van de doorlichtingen signaleer jij?

“De doorlichtingen an sich zijn hele mooie processen. Ik ervaar veel enthousiasme bij de deelnemers, ze leren elkaar beter kennen en vinden het leuk om hun kennis en ervaringen uit te wisselen. De uitkomsten van de doorlichting verschillen per kolom. Binnen de onderwijsondersteuning, de eerste in de reeks van elf, zijn inmiddels belangrijke stappen gezet op weg naar een Radboud-brede aanpak van de onderwijsondersteuning. Zo is er het interfacultaire overleg managementteam Education and Student Affairs (MESA) opgericht. Binnen dit overleg zijn bijvoorbeeld afspraken gemaakt over het model huisregels in tentamenruimten. Heel waardevol om samen na te denken over de inrichting van de processen en die beter op elkaar af te stemmen. De P&O kolom bevindt zich in het stadium van plannen maken en zet de eerste stappen in de uitvoering. Directeuren en hoofden P&O voeren met elkaar het gesprek over de verschillen in de organisatie. Ook daar zie je de verschillende afdelingen naar elkaar toe groeien en dat geeft veel energie.”

Wat betekent de doorlichting van Facilitiare zaken en Vastgoed voor de afdeling Interne Huisvestingszaken bij FNWI?

“FNWI heeft de ondersteuning op het terrein van Facilitaire zaken en Vastgoed anders georganiseerd dan de andere faculteiten. We hebben met elkaar de ambitie om deze ondersteuning meer te clusteren. Denk bijvoorbeeld aan de schoonmaak: gaan we die inbesteden voor de hele universiteit of kunnen we beter uitbesteden? Die vraag zal worden voorgelegd aan een extern adviesbureau. Een ander vraagstuk betreft het onderbrengen van de portiers in een universiteitsbrede pool. De keuzes die we gaan maken hebben impact op de huidige werkzaamheden maar bieden ook nieuwe kansen. Je merkt dat mensen dat spannend vinden. We houden iedereen daarom op de hoogte en betrekken de medewerkers, waar mogelijk, ook in het proces.”

Hoe ervaar jij de informatiebijeenkomsten over de verbeteracties voor Onderwijsondersteuning?

“Heel positief. Er is veel belangstelling bij de medewerkers om op de hoogte te blijven van de voortgang van de verbeteracties. De opkomst bij de bijeenkomsten blijft hoog en er wordt goed meegepraat. Ik hoop dat we die openheid en spirit vast blijven houden.”

Wat is je bijgebleven van de workshops van de doorlichting Marketing en Communicatie?

“Ik heb deelgenomen aan een workshop met de hoofden communicatie van de Dienst Marketing en Communicatie en de hoofden communicatie van de faculteiten. Ook daar was het weer heel waardevol om met elkaar het gesprek te voeren over hoe we het nu doen en hoe dat beter zou kunnen. Er is behoefte aan meer structuur zodat je niet altijd alles met z’n allen hoeft te doen. Ook de ontspannen sfeer en het enthousiasme van de mensen zijn me bijgebleven.”

Wat hoop je dat het programma eind 2019 heeft bereikt?

“Allereerst dat we de doorlichting van de kolom Financiën, Control en Inkoop (FCI) hebben afgerond. Daarnaast hoop ik dat we helder hebben hoe de organisatie van de schoonmaak en de portiers eruit gaat zien. En dat er binnen de kolom P&O een goed beeld is van de organisatie van de P&O afdelingen in de faculteiten.”

Wat wil je verder nog kwijt?

“Gerard van Assem en ik zijn onder de indruk van wat het programma losmaakt. We hebben veel waardering voor de zelfkritische houding van de deelnemers en de bereidheid om met de verbetervoorstellen aan de slag te gaan. Na de doorlichting van FCI drukken we even de pauzeknop in. We voelen een grote verplichting om op een goede manier opvolging te geven aan alle verbetervoorstellen.”