Doorlichting Facilitaire zaken en Vastgoed

Er gaat veel goed in de kolommen Facilitaire zaken en Vastgoed. Samenwerken gebeurt echter in beperkte mate en niet altijd vanuit een gezamenlijk belang of doel. De huidige wijze van organiseren kenmerkt zich door grote onderlinge verschillen in werkwijze en manier van aansturen.

Verbeteren van de dienstverlening

Binnen Facililitaire zaken en Vastgoed is veel ruimte voor maatwerk, terwijl een meer eenduidig aanbod van producten en diensten wenselijk is. Daarnaast is er behoefte aan één plaats (loket) om vragen neer te leggen. De hoge betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie biedt kansen om verandering tot stand te brengen.


Naar aanleiding van de doorlichting gaan de kolommen aan de slag met het ontwikkelen van een serviceconcept met een logischer indeling en ordening van de dienstverlening. Belangrijk doel daarvan is de dienstverlening aan studenten en medewerkers verder te verbeteren. In de komende periode worden ook andere prioriteiten van de verbeteragenda vastgesteld. Margriet Jagtman is met ingang van 1 juni 2019 benoemd als programmamanager (0,3 fte en vanaf 1 september 0,8 fte). Zij gaat in nauwe samenwerking met de managementteams en medewerkers de uitvoering van de agenda voorbereiden en coördineren. Margriet licht toe:

"De doorlichting Facilitaire zaken en Vastgoed heeft een ambitieuze verbeteragenda opgeleverd, waaraan door veel mensen vanuit de kolom met enthousiasme is bijgedragen. Mooi om te zien dat medewerkers in de kolom kritisch durven zijn op het werk en daar verbetermogelijkheden in hebben benoemd! Het schept ook verwachtingen.


Ik heb erg veel zin om als programmamanager aan de uitvoering van alle verbeteracties te gaan werken, samen met medewerkers in de kolom. Dat is een grote klus, die niet zomaar geklaard is. Vanuit de MT’s van FB en UVB is dit voorjaar in samenspraak met Noud van der Velden (FNWI) een mooie eerste aanzet voor een plan van aanpak gemaakt, waarin acties in de juiste volgorde en met de juiste aandacht kunnen worden uitgevoerd. Deze eerste aanzet werken we nu verder uit. Dit kost even tijd, maar we verwachten na de zomer de hele kolom hierover te kunnen informeren.


In het uitwerken van de verbeteracties gaan we zeker de medewerkers betrekken, want we weten nu wat we kunnen verbeteren. We moeten nu met elkaar bepalen hoe we verbetering kunnen realiseren en daar zijn vast al ideeën over. Ik vind het belangrijk dat we met alle bevindingen aan de slag gaan, om zo het werk en het resultaat van het werk in de kolom te verbeteren!"

"Gezamenlijke doelen en klantbelang centraal stellen in plaats van binnen eigen kaders functioneren."

"Kennis van elkaar benutten in plaats van iedere keer het wiel uitvinden; leren van fouten."

"Het is niet altijd duidelijk wie welk takenpakket heeft of welke verantwoordelijkheid."

"Samenwerken in plaats van ieder zijn eigen eiland."

Prioriteiten uit de verbeteragenda

  • Richt één serviceorganisatie in en organiseer standaardvoorzieningen op uniforme wijze
  • Ontwikkel een nieuw serviceconcept voor Facilitaire zaken en Vastgoed
  • Vereenvoudig het financieringsmodel: focus op beïnvloedbare kosten
  • Ontwikkel een integrale strategie/visie voor Vastgoed en Facilitaire zaken
  • Organiseer gedeelde expertise
  • Vastgoed specifiek: verbeter de integratie van bouwprojecten in de beheersorganisatie
  • Facilitaire zaken specifiek: optimaliseer beheer en gebruik van de (onderwijs)zalen