Doorlichting Fianciën, Control en Inkoop

De doorlichting Financiën, Control en Inkoop heeft laten zien dat de kolom beschikt over een betrouwbare en stabiele administratieve organisatie. Medewerkers in de kolom zagen wel operationele verbeteringen die bijdragen aan betere samenwerking en het efficiënter en effectiever werken. Daarnaast ziet men voornamelijk verbetermogelijkheden in het langetermijn-perspectief, de ontwikkeling van medewerkers, het systeemgebruik, de controlfunctie, projecten en contractmanagement.


Wat opviel in de doorlichting is het verschil in zwaartepunt in de financiële werkzaamheden tussen de faculteiten. De drie zwaartepunten administratie, control en projecten zijn overal aanwezig, maar in sterk wisselende mate. Hierdoor ontstaan verschillende wensen: wat voor de ene faculteit geldt, geldt niet zomaar ook voor een andere. Een ander opvallend resultaat is dat de rol en toegevoegde waarde van Inkoop niet overal goed begrepen wordt. De inkoopfunctie moet beter uitgerold worden in de organisatie: de aansluiting op werkzaamheden en verwachtingen van partijen moeten beter worden afgestemd. Dit alles vraagt om een zorgvuldige aanpak, met veel inbreng vanuit de kolom. Iets waar bij de uitvoering van de verbeteragenda zeer zeker voor gezorgd gaat worden.


Interview met Suzanne Wellen, Controller bij FNWI


“Ik vond het heel leuk om de kolom eens mee te maken zonder met cijfers bezig te zijn. Je bekijkt je eigen werk in een breder perspectief en ontdekt wat we eigenlijk allemaal doen binnen de kolom.


De totale kolom telt 126 medewerkers. Met 17 controllers en 7 onderzoeksinstituten vormt FNWI de grootste faculteit binnen de Radboud Universiteit. De omvang van de geldstromen en vraagstukken die er liggen zijn van een andere omvang dan die bij andere faculteiten, maar hebben overeenkomstige problematiek.


Tijdens de doorlichting leer je de organisatie op een andere manier kennen. Je doet dingen die je nooit eerder hebt gedaan zoals workshops begeleiden en je werkt samen met collega’s op alle niveaus. Er heerst een sterke betrokkenheid van alle deelnemers in de projectgroepen. Ik zou zo weer opnieuw meedoen.

Het voornemen van de projectgroep om geen lange lijst met verbeteringen op te leveren is gerealiseerd. De doorlichting leverde uiteindelijk tien verbeteracties op. Aan de basis van de verbeteringen ligt het ontwikkelen van een visie op de toekomst van de financiële kolom. De kolom heeft de ambitie om meer sparringpartner van de wetenschappers te zijn. Toekomstige ontwikkelingen zoals de sectorplannen, voortdurende groei van het aantal studenten, personeelstekorten vragen om een meer proactieve benadering. We willen het gesprek voeren op inhoud, meer meedenken en toegevoegde waarde bieden. Nu lopen we soms achter de feiten aan.


Daarnaast bracht de doorlichting een sterke behoefte aan meer uniformiteit in de manier van rapporteren aan het licht. De wensen t.a.v. een rapportagetool verschillen en veranderen kost tijd. Voor de korte termijn is er een start gemaakt met het opschonen van rapportages in het DataWareHouse (DHW). In voorbereiding op het verder ontwikkelen van een rapportagetool benutten we DWH en Excel om gegevens inzichtelijk te maken. Het ultieme doel is dat iedere bestuurslid of onderzoeker, ongeacht waar deze werkt binnen de universiteit, altijd dezelfde rapportage krijgt. Dat moet leiden tot hogere efficiëntie en meer uniformiteit.”


"Gezamenlijke doelen en klantbelang centraal stellen in plaats van binnen eigen kaders functioneren."

"Kennis van elkaar benutten in plaats van iedere keer het wiel uitvinden; leren van fouten."

"Het is niet altijd duidelijk wie welk takenpakket heeft of welke verantwoordelijkheid."

"Samenwerken in plaats van ieder zijn eigen eiland."

Thema's verbeteracties

  • Ontwikkelen van (de competenties van) de professionals.
  • Harmoniseren en optimalisatie van werkprocessen, werkzaamheden en functie-inhoud.
  • Bevorderen van kennisdeling, samenwerking en continuïteit.
  • Ontwikkelen van visie op toekomst financiële kolom.
  • Bepalen van de plek en de rol van Inkoop, met aandacht voor compliance-risico’s.
  • Verdere professionalisering van de ict-systemen en -ondersteuning, en managementinformatie, voor zowel professionals in de kolom als gebruikers en bestellers buiten de kolom.