Doorlichting Onderwijsondersteuning

Harmonisatie van de onderwijsondersteuning

Veel verbeterpunten uit de verbeteragenda van de eerste doorlichting, die van de onderwijsondersteuning, zijn inmiddels opgepakt. Belangrijk aandachtspunt hierin is het realiseren van een geharmoniseerde aanpak van de onderwijs­ondersteuning (zoals procedures, systemen en roosters) om zo de samenwerking tussen faculteiten, de Radboud Docenten Academie (RDA) en de centrale diensten te bevorderen. In dit kader is het MESA-overleg opgericht: het Managementteam Education and Student Affairs, dat bestaat uit hoofden van de facultaire onderwijsbureaus, de RDA en de directeur Studentenzaken namens geheel Radboud Services. Het MESA speelt een belangrijke rol in de verdere harmonisering van werkprocessen, die daarmee ook – zoals steeds de bedoeling was – in de lijn is belegd. Naast de oprichting van het MESA is ook op andere verbeterpunten voortgang geboekt, zoals het realiseren van een dashboard voor managementinformatie in het Data Warehouse en zicht op vaststelling van één jaarrooster, waarmee de implementatie van de verbeteragenda Onderwijsondersteuning voorspoedig verloopt.

Belangrijkste verbeteracties:

  • Harmonisatie werkprocessen binnen onderwijsondersteuning: verbetering international admissions, uniformering jaarroosters, ontwikkeling visie op studentbegeleiding
  • Dashboard voor managementinformatie in het DWH
  • Oprichting Managementteam Education and Student Affairs (MESA)
“Waarom bestaan er zoveel verschillende roosters binnen de RU (voor studenten van onze faculteit is dat erg problematisch, omdat ze vrije ruimte met vakken van andere opleidingen invullen)?”

Verbetering International Admissions

Voor

  • Aantal plekken voor vragen van aankomende studenten: 12
  • Termijn waarbinnen vragen beantwoord worden: 14 dagen
  • Doorlooptijd van aanmelding tot toelating: 6-8 weken

Nu

  • Aantal plekken voor alle vragen van aankomende studenten: 1
  • Termijn waarbinnen vragen beantwoord worden: 2 dagen
  • Doorlooptijd van aanmelding tot toelating: 81% binnen 3 weken

Straks

  • Uitbreiden naar toelating studenten met NL vooropleiding
  • Aansluiting zoeken bij onderwijsplanning: docenten en roosteraars informeren

Uniformering jaarroosters

Voor

  • 7 faculteiten met een eigen jaarrooster
  • Veel roosterwijzigingen en inefficiënt ruimtegebruik
  • Minoren en keuzevakken lastig in te passen

Nu

  • 5 faculteiten met hetzelfde jaarrooster
  • Bouwen aan stabielere roosters door gelijke afspraken en efficiënter ruimtegebruik
  • Betere inpassing minoren en keuzevakken

Straks

  • 6 faculteiten met hetzelfde jaarrooster
  • Gelijke set afspraken en werkwijzen in het roosterproces (o.a. regels digitaal toetsen en wijziging model huisregels in tentamenruimten)
  • Lange termijn: automatisch roosteren
“Ik zou het wel fijn vinden om te zien hoe de ondersteuning is bij andere faculteiten. Gewoon wat meer overleggen met elkaar.”

Regels digitaal toetsen en wijziging model huisregels in tentamenruimten per 2019/2020

Het college van bestuur heeft de regels voor digitaal toetsen vastgesteld. Dit betreffen regels van organisatorische en logistieke aard waaraan faculteiten zich moeten houden indien zij toetsen op digitale wijze willen afnemen. Tevens wijzigt het college van bestuur het eerder vastgestelde model huisregels in tentamenruimten (gelden voor alle digitale toetsen van de universiteit). De decanen van de faculteiten hebben toegezegd het gewijzigde model huisregels in tentamenruimten over te nemen. Daarmee gaan vanaf studiejaar 2019/2020 universiteitsbreed dezelfde huisregels bij tentamens gelden voor digitale of papieren tentamens. Belangrijkste wijziging per 2019/2020 voor studenten is dat alleen een geldig identificatiebewijs wordt geaccepteerd als middel om je te identificeren bij een tentamen.

Interview met Nick Oldemaat

Verbeteren International Admissions

Met de groei van het aantal buitenlandse studenten van de afgelopen jaren, ontstond een fiks aantal problemen rond het admission proces van internationale studenten: te lange doorlooptijden, veel verschillende en inconsistente procedures, hoge uitval van studenten in het proces, verwarrende communicatie met de student. Faculteiten luidden de noodklok.

Begin 2017 startte het project ‘verbeteren International Admissions’. Er werden drie hoofddoelen gesteld: (1) Het verkorten van de doorlooptijden in het admission proces; (2) Het verbeteren van de informatievoorziening aan studenten die zich hebben aangemeld en (3) Het verbeteren van proces- en managementinformatie. Na uitvoerig overleg met alle faculteiten, werd een gemeenschappelijk proces ontworpen en vastgesteld. Nick Oldemaat was vanaf het begin betrokken als procesmanager.

Nick: “Het duurde veel te lang voordat studenten antwoord kregen op de vraag: ben ik toegelaten? Ze hadden te maken met acht verschillende afdelingen die communiceerden via twaalf verschillende e-mailadressen. Het was voor de student totaal niet duidelijk waar deze met welke vraag terecht kon en er was sprake van een enorme overload aan mails bij de betrokken afdelingen.”

Tegelijkertijd startte de ‘doorlichting van de kolom Onderwijsondersteuning’. Kern van die doorlichting was om de werkwijzen en processen inzichtelijk te maken en beter op elkaar af te stemmen. International Admissions bleek ook daar een van de processen die verbeterd moest worden. Uit de doorlichting kwam bijvoorbeeld een grote verscheidenheid in de werkwijze en organisatie rondom het toelaten van internationale studenten bij faculteiten aan het licht. Eind 2017 werd een verbeteragenda voor onderwijsondersteuning vastgesteld waarvan het al gestarte project deel is gaan uitmaken.

Nick: “Het admission proces is een complexe keten van stappen die nauw met elkaar samenhangen. Denk aan toelating, visa, reservering van huisvesting, ontvangst van collegegelden en verificatie van diploma’s en taaltesten. Voortgang van de student op het ene punt bepaalt de voortgang op het andere punt. Om die afhankelijkheid inzichtelijk te maken hebben we alle stappen van de keten in kaart gebracht en vastgesteld welke informatie we op welk moment van de student nodig hebben. Vervolgens hebben we bepaald hoeveel tijd elke stap in beslag kan nemen om te komen tot een werkbare en tijdige afhandeling van alle binnengekomen dossiers, in lijn met die van universiteiten in binnen- en buitenland.”

De nieuwe werkwijze blijkt zijn vruchten af te werpen: de doorlooptijden zijn sterk verkort (ondanks de sterk groeiende aantallen), de betrokken afdelingen werken professioneler en gemotiveerder en hebben de informatie beter op orde. De studenten worden duidelijker en sneller geïnformeerd en de conversie van aanmelding naar inschrijving lijkt te verbeteren.

Nick: “Studenten weten nu binnen drie weken nadat hun dossier compleet is of ze worden toegelaten. Vervolgens begint voor toegelaten studenten direct het traject om naar Nijmegen te komen. Alle vragen die daarbij ontstaan, komen nu op één plek binnen en worden binnen twee dagen beantwoord in plaats van twee weken. We laten de student nu beter zien waar in het proces die zich bevindt, wat er nog volgt voordat het traject is afgerond en welke informatie wij nog missen. Er komen veel minder vragen binnen en we kunnen meer tijd besteden per individuele student.”

Het project ‘Verbeteren International Admissions’ toont aan welke winst behaald kan worden wanneer we werkwijzen en processen inzichtelijk maken en deze binnen de hele universiteit harmoniseren. Dat is precies wat we beogen met het programma Kwaliteitsverbetering Ondersteunende Functies. Binnen dit programma wordt voor alle ondersteunende functies in kaart gebracht wat er goed gaat en wat er beter kan met als doel het continue verbeteren van de dienstverlening. Kijk voor meer informatie op www.radboudnet.nl/kwaliteitsverbetering.