Doorlichting Personeel & Organisatie

De Radboud Universiteit wil een aantrekkelijke en duurzame werkgever zijn en blijven op de internationale arbeidsmarkt op het gebied van onderzoek en onderwijs. Dit vraagt meer integrale blik op het gebied van beleidsontwikkeling en implementatie, een modernisering en uniformering van digitale processen en beleid en een professionalisering van de P&O dienstverlening en haar medewerkers. Deze ambities zijn vastgelegd in een verbeterplan waar vanaf september 2018 invulling aan wordt gegeven.


Rikkie Dautzenberg, programmamanager verbeteragenda HR, vertelt over de voortgang.


Harmonisatie decentrale eenheden

“Tussen september 2019 en januari 2020 hebben we vier conferenties georganiseerd met alle hoofden P&O en directeuren bedrijfsvoering. In deze interactieve sessies geven zij invulling aan de inrichting en dienstverlening van decentraal P&O met harmonisatie als doel. Door gezamenlijk te ontwikkelen ontstaat draagvlak, wederzijds begrip en betrokkenheid. Het is vooral belangrijk om de decentrale eenheden te faciliteren, tijd voor ze in te ruimen om gezamenlijk plannen te maken en hen uit de waan van de dag te halen.”

Digitalisering processen

“Een andere verbeteractie die we hebben opgepakt is het harmoniseren van de digitale workflow voor het indiensttredingsproces en het doorvoeren van mutaties voor alle faculteiten. Eén proces voor alle eenheden binnen de Radboud Universiteit. Er wordt ook meteen een eerste stap in de gebruiksvriendelijkheid gemaakt. Medewerkers ontvangen bij mutaties straks alleen nog maar een notificatie via email in plaats van een brief per post. Er is geen handtekeningenrondje meer nodig wat resulteert in een aanzienlijk kortere doorlooptijd en reductie van het papierwerk met zo’n 75 procent. De implementatie staat gepland voor het eerste kwartaal van 2020.”


Samenwerking & Professionalisering

“In 2019 zijn we gestart met supervisie voor alle adviseurs in de HR kolom en bijeenkomsten over veranderingen in het werk en wat dat betekent voor de ontwikkeling. In 2020 gaan we verder invulling geven aan de professionalisering van de HR kolom. We blijven ontmoetingen organiseren en bieden diverse opleidingen aan die bijdragen aan het ontwikkelen in de HR rol die meer aansluit bij de toekomst. Dit wordt opgepakt in samenhang met de gewijzigde organisatiestructuur en daaruit voortvloeiende werkwijze voor de DPO afdelingen. Daarnaast vormt de koppeling van de vastgestelde P&O agenda aan de RU strategie de focus voor de komende jaren.”


Sleutel tot succes

“Het is echt nodig om de organisatie aan de hand te nemen om door te zetten. Iedereen is zo druk en de kans op het continueren van het bestaande is erg groot. Daarom gaan we door met het faciliteren van werkconferenties. Een andere succesfactor is dat hoofden P&O (decentraal) en directeuren bedrijfsvoering samen voor de veranderingen gaan staan. Door successen te delen/vieren en te laten zien wat er is bereikt creëren we een positieve houding en stimuleren we mensen in een actieve houding te komen: uit de plannenmakerij en aan de slag!”


"Als er een uniforme wijze van het administratieve personeelsbeheer is, levert dit efficiency en kwaliteitsverbetering op. Bovendien is de organisatie meer in control."

"Wij kijken vaak naar best practices binnen de RU en binnen de universitaire wereld. De wereld daarbuiten laat veel meer ontwikkeling zien dan waar wij naar kijken."

"Op RU-niveau gaat besluitvorming weinig slagvaardig omdat iedereen overal over mee moet kunnen praten en consensus heel belangrijk is. Heeft meer te maken met afspraken over de besluitvorming (procedures) dan met P&O-regels zelf."

"Een ondersteunende afdeling zoals P&O zou vooral uniform moeten werken. Er is veel te veel ruimte om centraal beleid naar eigen inzicht aan te passen. Waarom is dat nodig?"

Belangrijkste verbeteracties

  • De P&O-strategie sluit aan op de strategie van de Radboud Universiteit voor 2025: meer vooruitkijken en tijdig de juiste mensen aantrekken of kennis ontwikkelen om toekomstbestendig te blijven.
  • Eén loket voor ondersteuning in processen, systemen en administratie: vragen komen sneller op de juiste plek en doorlooptijden worden verkort.
  • Toename van de gebruiksvriendelijkheid van systemen en efficiëntie van veelvoorkomende processen (zoals indiensttreding en het muteren van arbeidsovereenkomsten) door harmonisatie en digitalisering.
  • Meer samenwerking en kennisdeling tussen P&O-professionals binnen de Radboud Universiteit door themabijeenkomsten, koffiedates en intervisie.